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    合同簡介(About Contract)
    合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管 
    合同管理合同管理  理,更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對自己不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
    在項目管理中,合同管理是一個較新的事務管理(Contract Administration);從八十年代中期以后,人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來,合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。
     
    合同起草(Contract Creation)
    公司大了,管理供應商的人多,一定要有標準的合同文本。但供應商那么多,情況各異,所以標準文本不能定得太死,要有個浮動范圍。可由專人收集以前合同談判中的例外,以及主要負責人、律師的意見,規定哪些條款變動可以接受,哪些可以談判,哪些則絕對不能變動。在標準文本的基礎上,供應商管理經理可加入與特定供應商有關的內容,這樣就產生合同的初版。要注意的是,做為采購方,應盡量用本公司的合同文本。有些供應商會推薦自己的“標準文本”。用本公司的文本,起點就高,就順著自己公司的思路。
     
    合同談判(Contract Negotiation)
    合同談判其實是兩部分:對內征得內部意見一致,對外說服供應商。這兩部分交替進行,很容易曠日持久。幾個做法可幫助合同談判順利進行:(1)單頁戰略總結(Single Page Strategy)來幫助內部人員達成共識。合同很大,但真正要想達到的目標就那么幾個。絕大多數內部人員所關心的也就是那幾個目標。這些人很忙,不會有時間去讀整個合同。所以可把合同的關鍵點總結在一頁紙上,同時附上供應商的基本信息(例如規模、采購額、采購產品、與本公司的產品的關系、現有合同狀況、當前最大的問題等),有助于盡快達成內部共識。這個總結主要用于通過合同初稿。(2)談判總結(Negotiation Summary)。談判過程往返很多,變化頻頻。可維持一個文件,分欄、逐點說明我方立場、供應商立場、雙方是否達成共識等,并標明時間。這份文件有助于和上級主管層的溝通。因為他們需要知道更詳細的內容,以供拍板決策;也可約束供應商,防止他們對已達成共識的內容反悔。(3)升級渠道(Escalation Channel/ Process)。這是為防止內部決策者不及時做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到產品設計、銷售、客戶服務、供應管理、律師等多個部門。每一個部門的頭都得點頭。而這些人都是忙人,不一定會及時審閱。升級渠道可詳細規定各級主管在多少時間內應作出決策,不然的話應升級到上一級。這樣,期望明確,內部客戶就會更配合。
     
    合同執行(Contract Compliance and Execution)
    簽了合同,并不意味著合同就自動生效、執行。原因往往并不是供應商拒絕執行,而是采購方忽略有些條款。例如Volume Rebate,一般是根據對供應商的每年采購額來提成,有時候采購量超過下限但采購方沒有去收。年復一年的降價也是如此。有時候到了降價時間但采購方的訂單上還是老價錢。這主要原因是采購方缺乏自動的合同管理系統,所以錯過一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。例如年復一年的降價定在3月1日生效,供應商的理解是從3月1日起新收到的訂單用新價,采購方的理解是3月1日以后收到的產品都用新價。如果一個產品的供貨周期是6星期的話,這爭議就是一個半月的采購量。這些都得在合同中具體說明。對內部來說,確保內部客戶使用合同供應商也是合同執行的重要一環。情況往往是,你簽訂了合同,工程設計部門卻在用沒簽訂合同的供應商,辦公室耗材部仍在隨便從別的供應商采購。缺乏自動的合同管理系統是一個原因,因為內部客戶不一定知道哪些供應商是合同供應商。合同供應商的績效表現是另一個原因:表現不理想,內部客戶不愿意用。這些都得供應管理部門去解決。
     
    常見問題
    1. 合同內容不夠嚴謹
     
    合同內容不夠嚴謹主要表現為以下幾個方面:
     
    (1)合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確,容易發生岐義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同,應當體現雙方的真實意思。而這種體現只有靠準確明晰的合同文字。可以說,合同講究咬文嚼字。
     
    (2)只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同,是“無源之水”,而“無源之水” 是不存在的。
     
    (3)合同條款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責任。有些合同只講好話,不講丑話,只講正面的,不講反面的,一旦發生違約,在合同中看不到違約如何處理的條款。
     
    2. 合同簽訂后沒有進行合同交底。
     
    很多單位在簽訂合同時,公司總部一級都很重視,但一旦合同簽訂后,對合同分析和合同交底往往不夠重視,甚至忽視了這項工作,合同簽訂與合同執行脫節,致使合同往往被鎖在文件柜或項目負責人的抽屜內,其它人員只知其相關工作職責,而對合同總體情況知之甚少,甚至完全不了解合同的具體內容,給日后的合同糾紛埋下了隱患。
     
    3. 合同執行過程中忽視變更管理
     
    應變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情,問題在于不少負責履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識,結果導致了損失。合同變更包括合同內容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的的實現。

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